Lapin Sairaanhoitopiiri vastaanotti Arctic Design Weekin kolmannen #muotoiluhaasteen. Haaste kuului:
ADW haastaa Lapin Keskussairaalan nostamaan esille muotoilua!
22.01.2020
Lapin Sairaanhoitopiirillä on yksi suurimmista laajennus- ja rakennusprojekteista meneillään. Johtaja Jari Jokela ja palvelumuotoilija Jenny Siivola ottivat haasteemme vastaan kaiken uudistumisen keskellä.
MUOTOILUN AVULLA UUDISTETAAN LAPIN KESKUSSAIRAALAA
Miten teidän organisaatiossanne on hyödynnetty muotoilua?
Lapin keskussairaalan laajennushankkeeseen on palkattu palvelumuotoilija, jonka tarkoituksena on varmistaa, että tulevat tilat ja toiminnot ottavat huomioon myös asiakaskokemuksen. Hankkeen asiakasryhmät ovat karkeasti jaoteltuna: potilaat, omaiset ja Lapin sairaanhoitopiirin työntekijät. Myös hankkeen arkkitehtoonisessa suunnittelussa on luonnollisesti otettu muotoilu vahvasti huomioon. Rakennuksen arkkitehtoonin laatu ja kaupunkikuvallinen merkitys on kirjattu myös yhdeksi hankkeen avaintulosalueeksi, jolla mitataan hankkeen onnistumista. Lisää arkkitehdin ajatuksia sairaalasuunnittelusta ja siihen liittyvästä muotoilusta löytyy blogistamme: https://lkslaajennus.fi/blogi/arkkitehdin-ajatuksia-millainen-on-tulevaisuuden-sairaala
Laajennushankkeen merkittävin strateginen tavoite on hyvä asiakaskokemus ja sitä tavoitellaan mm. palvelumuotoilun keinoin tarkastelemalla mikä nykyisissä tiloissa ja toiminnoissa toimii/ei toimi, keräämällä asiakaspalautteita ja –toiveita, järjestämällä sekä ns. live- sekä VR-mallinnustyöpajoja suunnittelun edetessä ja pyrkimällä pitämään yhteydenoton kynnyksen matalalla, jos ihmiset haluavat olla meihin päin yhteyksissä ja esittää toiveita, ideoita ja palautetta. Tätä varten meillä on omat verkkosivut, joiden kautta löytyy mm. palauteboksi ja löydymme myös sosiaalisesta mediasta (Facebook ja Twitter)
Mihin tarpeeseen muotoilupalveluja hyödynnettiin (ongelma/uudistaminen)?
Keskussairaalan laajennusosion suunnittelussa pyritään huomioimaan se, että sairaalan vanha osa ja uudisrakennukset muodostavat sairaalakampuksen, jonka arkkitehtuuri tukee aktiivista kuntoutumista. Pääsuunnittelijamme Ilkka Salminen Verstas arkkitehdeiltä toteaa, ”Tavoitteena on sellaisen hoitoympäristön luominen, jonka potilaat, omaiset ja henkilökunta kokevat omakseen. Uudella sairaalakampuksella paraneminen voi alkaa heti, kun asiakas saapuu ovesta sisään.” Tiloja ja toimintoja suunniteltaessa kuullaan säännöllisesti sairaalan työntekijöitä ja suunnittelun edetessä myös sairaalan asiakkaita. Palvelumuotoilun näkökulmasta on merkittävää, että erityisesti ne tilat, jotka ovat nimenomaan potilaille ja omaisille (odotustilat, potilashuoneet…) ovat sellaisia, joissa on huomioitu kattavasti eri tarpeet. Esimerkiksi uuden päivystyksen lastenodotustilojen kohdalta on jo kyselty alueen lapsiperheiltä ja lapsiltakin, mitä he toivoisivat tilassa olevan. Sekä palvelujen että tilojen muotoilun avulla pyritään siihen, että jokaisella sairaalassa työskentelevällä ja täällä asioivalla henkilöllä olisi tilanteeseensa nähden mahdollisimman hyvä olla ja siihen voimme vaikuttaa tavallamme huomioida asiakasryhmät, odotusaulojen istuinvalinnoilla, tilojen värimaailmalla, odotusaikojen lyhentämisellä prosesseja tehostamalla ja hyvinvoivalla henkilökunnalla.
Käytettiinkö ulkopuolisia asiantuntijapalveluita? Mielellään nimeä palvelutuottaja.
Verkkosivumme on luonut paikallinen yrittäjä Digijuulia Oy. Hän kuunteli tarpeitamme loistavasti ja toi myös toivottua ”ulkopuolista näkökulmaa” siihen, miten saadaan jo tässä vaiheessa luotua inhimillistä kuvaa uudistuvasta sairaalastamme.
Kuinka muotoilu näkyy organisaationne jokapäiväisessä tekemisessä?
Lähes jokaisessa työpajassa on mukana tulevien tilojen/toimintojen käyttäjien edustajia, mikä on palvelumuotoilun näkökulmasta oleellista. Mitään tiloja tai prosesseja ei suunnitella ilman, että kattava otos työntekijöistä/asiakaskunnasta ei ole mukana.
Mikä taloudellinen merkitys (tehokkuus, kustannusten aleneminen tms) muotoilulla on ollut organisaatiollenne? Onko lukuja käytettävissä?
Laajennushankkeen nimi on ”ITU”, joka koostuu kirjaimista Inhimillisesti Tehokas Uusi –sairaala. Hankkeessa pyritään kustannusneutraaliuteen ja toki ajan kanssa muotoilun avulla saadaan myös säästöjä esimerkiksi siten, että henkilöstöresurssit saadaan keskitettyä oikeaan paikkaan, turhaa työtä ja liikkumista vähennetään logististen ja tietoteknisten ratkaisujen avulla, lisäksi ergonomiset ja toiminnallisuutta tukevat työtilat vähentävät henkilökunnan sairauspoissaoloja ja tehostettujen prosessien ja paranemista tukeva ympäristö lyhentävät myös potilaiden sairaalassaoloaikaa sairaalassaoloajat lyhentyvät.
Miten muotoilupalveluiden hyödyntämisessä onnistuttiin? Minkälainen asiakas/käyttäjäpalaute on saatu?
Tähän on vielä lopullisesti aikaista vastata, mutta palaamme mielellämme asialle vuonna 2020 kun uudistunut Lapin keskussairaala otetaan käyttöön. Suunnittelun tässä vaiheessa etenkin työntekijöiltä on tullut kiitosta siitä, että he ovat saaneet olla vahvasti mukana suunnittelussa ja he kokevat tulleensa kuulluksi ja heidän asiantuntijuutensa on huomioitu, vaikka totta kai kompromisseja ja haaveista luopumistakin se on hetkittäin vaatinut. Parantamisen varaa toki on vielä ja pyrimmekin hankkeessa saamaan sitoutettua entistä vahvemmin ja kattavammin työntekijät mukaan, tämä auttaa myös tulevaan muutokseen valmistautumisessa. Erityisesti parannettavaa on vielä asiakkaiden ja omaisten mukaan ottamisessa, ja se onkin minulle palvelumuotoilijan roolissa yksi tämän vuoden isoimmista asioista, joihin keskityn.
Mitä tulevaisuuden suunnitelmia teillä on muotoilun osalta?
Palvelumuotoilun kannalta ehkä eniten odottamani asia on se, että nyt tammikuun lopussa asiakaskokemuksen kehittämistyöryhmä aloittaa toimintansa. Ryhmä koostuu pelkästään sairaalan asiakkaista/omaisista ja vaikka ryhmää koordinoinkin, en vielä tiedä, mitä kaikkea heidän kanssaan tullaan saavuttamaan. Koen tärkeäksi sen, että ryhmä saa itse asettaa toiveensa ja tavoitteensa ja minun roolini tulee olemaan lähinnä mahdollistaja ja asioiden eteenpäin viejä. Muotoilun osalta myös laajennushankkeen taidehankinnat tulevat näkemään vielä päivänvalonsa. Uuden päivystyksen pääsisäänkäynnin eteen tuleva teos on jo valittu (kuva liitteenä ”parantava voima”) mutta muun taiteen osalta käynnistelemme jossain vaiheessa portfolio-hakua Pohjois-Suomen taiteilijoille.
Lisätietoja:
Jenny Siivola, palvelumuotoilija ITU 2022 -hanke
jenny.siivola@lshp.fi 040 823 3551
Jari Jokela, johtaja 040 5323 998